EXCEL: VERİLERİ SIRALAMA

EXCEL: VERİLERİ SIRALAMA

Excel’de hazırladığımız tablolar her zaman birkaç satır veya sütundan oluşmayabilir. Çoğunlukla uzun listeler içeren tablolar çalışma sayfamızı süsler. Herhangi bir bilgi aramak istediğimizde ise bu tablo üzerinde bir aşağı bir yukarı giderek aramamızı sürdürürüz. Bu genellikle sıkıcı bir durumdur. Hatta tablomuz içerisindeki bilgileri büyükten küçüğe göre veya alfabetik bir sıraya göre görüntülemek istediğimizde durum daha da sinir bozucu olabilir! Karışık olarak yazdığımız bilgi dolu satırları yeniden mi yazacağız ya da tek tek kopyalayıp başka bir yere mi yapıştıralım ki sıralı bir tablomuz olsun? Ya bu tabloya her gün ek bilgiler giriyorsak? Ve istediğimiz zaman sıralı bir liste almak istediğimizde her şeye yeniden mi başlayacağız? Ne olacak şimdi?

Biz bilgileri her an elimizin altında olsun diye özene bezene Excel’e kaydetmemiş miydik? Böyle bir hayal kırıklığı yaşamamak için Excel’in “Sırala” özelliğini kullanmak bize inanılmaz faydalar sağlayacaktır.

Sıralama özelliği, Excel’deki tablomuzu bizim belirteceğimiz sütunlara göre “artan” veya “azalan” ölçütlerle sıralar. Sıralanmasını istediğimiz sütun içerisindeki bilgileri en üst satırdan itibaren tablonun üst kesimine getirir. Bu işlem sırasında tablomuzun yeri değiştirmez, aynı satır üzerindeki bilgiler birbiriyle ya da diğer satırlarla karışmaz. Sadece bulunduğu konumdan daha üst sıralara çıkar veya daha alt satırlara iner. Her durumda da tablomuz içerisindeki tüm bilgileri görmeye devam ederiz. Yani Excel’in bu özelliği ile tablo içerisindeki bilgileri yukarıdan aşağı doğru belli bir ölçüte göre sıralamış oluruz!

BASİT TABLOLARIN SIRALANMASI:

ARTAN SIRALAMA

Örneğin iki sütunlu bir tablomuz olsun. Birinci sütunda isimler yer alsın ikinci sütunda da tutarlar bulunsun. Böyle bir tablo üzerinde isimleri alfabetik olarak A’dan Z’ye doğru sıralamak isteyelim.

Yapacağımız işlem öncelikle sıralamak istediğimiz sütun üzerinde herhangi bir hücreye mausumuz ile tıklamak olmalı.

Daha sonra “Standart Araç Çubuğu” (Görünüm menüsü üzerindeki Araç Çubukları alt menüsünden Standart araç çubuğu’na tıklamak suretiyle Excel çalışma sayfası üzerine getirebilir ya da geri gönderebiliriz.) üzerindeki Artan Sıralama simgesine tıklıyoruz.

Tıklamamızla beraber tablomuz içerisindeki satır ve sütunların nasıl yer değiştirdiğine dikkatlice bakalım. Sıraladığımız sütundaki bilgiler alfabetik olarak tablomuz içerisinde listelendi ve aynı satırdaki sayılar bu listelenmeyi takip ettiler. Örneğin Vahit’in yanındaki 15.000, sıralanma ile birlikte yine Vahit’in yanındaki satırda olmaya devam ederek tablonun en alt satırına indi. Bunun yanında Buse’nin yanındaki satırda bulunan 14.000 yaptığımız sıralamanın sonucunda tablonun en üst satırına Buse’nin yanına taşınmış oldu.

AZALAN SIRALAMA

Yaptığımız listelenme işlemini tersine de çevirebiliriz. Yani ilk sütundaki isimleri alfabetik olarak A’dan Z’ye değil de Z’den A’ya doğru sıralamak isteyelim. Bu takdirde yine tablomuz üzerinde sıralama yapmak istediğimiz sütun üzerindeki herhangi bir hücreye tıklıyoruz. Tıkladıktan sonra standart araç çubuğu üzerine geliyoruz ve bu sefer “Artan Sıralama” simgesine değil “Azalan Sıralama” simgesine tıklıyoruz (Sekil 4).Görüldüğü gibi biraz önce yaptığımız sıralama işlemini tersine çevirmiş olduk (Sekil 5). Yine sıralanan sütunun yanındaki sayıların aynı satırda bulundukları isimleri takip ederek tablo üzerinde yukarı ya da aşağı hareket etmiş olduklarına dikkat ediniz.

SAYILARI SIRALAMAK:

Aynı basit tablomuz üzerinde sayıların bulunduğu sütuna göre küçükten büyüğe ya da büyükten küçüğe göre sıralama yapmak isteyelim. Bu durumda ilk önce sayıların bulunduğu sütundaki herhangi bir hücreye tıklıyoruz. Daha sonra eğer küçükten büyüğe sıralama yapmak istiyorsak Standart Araç Çubuğu’ndaki “Artan Sıralama” simgesine tıklıyoruz. Büyükten küçüğe doğru sıralama yapmak istiyorsak aynı araç çubuğundaki “Azalan Sıralama” simgesine tıklıyoruz.

“Artan” ya da “Azalan“ sıralamalarda sonuçlara dikkat edelim tablomuz nasıl da değişti! Sıralama sonucuna göre sütundaki veriler yer değiştirirken hizasında bulunan satırdaki diğer veri, sıralama sonrasında aynı hizasını muhafaza ediyor değil mi?

Birkaç satırdan oluşan bu basit tablomuzda yapılan sıralamaların tablomuzu nasıl değiştirdiğini görmüş olduk. Tablomuzun dört satır değil de kırk hatta dört yüz satır olduğunu düşünelim bu durumda sıralamanın bize sağlayacağı faydaları görmek çok daha keyifli olacaktır.

ÖRNEK 1- ARTAN SIRALAMA :

1-İki sütunlu küçük bir tablo oluşturuyoruz. Birinci sütunda isimler, ikinci sütunda sayılar yer alıyor.

2- Öncelikle isimleri sıralamak istediğimiz için isimlerin bulunduğu sütundaki herhangi bir hücreye tıklıyoruz ve standart araç çubuğu’nda bulunan “Artan Sıralama” simgesine tıklıyoruz. Böylece isimleri A’dan Z’ye doğru sıralama yapma emrini vermiş oluyoruz.

3- Yaptığımız sıralama ile birlikte tablodaki bilgilerin alfabetik olarak sıralandılar. Sütundaki isimlerin yanında bulunan satırlardaki sayıların, isimleri takip ederek sıralamaya göre yukarı ya da aşağı nasıl hareket ettiklerine dikkat edelim.

ÖRNEK 2- AZALAN SIRALAMA:

1- Oluşturduğumuz basit tablo üzerinde isimlerin bulunduğu sütuna tıklıyoruz.

2- Standart araç çubuğundaki “Azalan Sıralama” simgesine tıklayarak tablomuzda bulunan isimleri Z’den A’ya doğru sıralama komutunu veriyoruz.

3- Verdiğimiz “Azalan Sıralama” emri ile isimlerin bulunduğu sütun Z’den A’ya sıralanmış oldu. Yine sütundaki ismin yanındaki sayı, sütundaki değişime göre tablomuzda hareket etmiştir. Aynı isimle bulunduğu satırda herhangi bir değişim olmamıştır.

ÖRNEK 3- SAYILARI SIRALAMA

1-Tablomuzdaki sayıları sıralamak için öncelikle sayıların bulunduğu sütundaki herhangi bir hücreye tıklıyoruz.

2-Sayıları küçükten büyüğe sıralamak için “Artan Sıralama” simgesine tıklayarak sonucu görüyoruz.

3-Sayıları büyükten küçüğe sıralamak istediğimizde “Azalan Sıralama” simgesine tıklayarak değişimi inceleyebiliriz.

KARMAŞIK TABLOLARI SIRALAMAK

Şimdi yeni bir tablo oluşturalım. Bu tablomuzda hem bir başlık satırı olsun hem de iki sütun değil üç sütun bulunsun. Tablomuzun konusu, firmamızda çalışan satışçılarımızın bölgelere göre satış miktarları ile gösterilmesi olsun. Hazırladığımız tablomuzu çeşitli ölçütlere göre listelemek isteyelim. Bu durumda standart araç çubuğundaki “Artan” ya da “Azalan” menü simgelerini kullanmamız elbette bize yardımcı olur. Ancak daha detaylı bir sıralama yapmak istediğimizde farklı bir menüyü kullanmalıyız. Şimdi “Veri” menüsünden “Sırala” simgesine tıklayalım.

Açılan “Sırala“ menüsünü inceleyelim. Menünün sol tarafında “Sıralama Ölçütü” adı altında, tablomuzda bulunan sütunların başlıklarını gösteren üç adet sıralama ölçütü listelenmekte. Yanındaki küçük ok sembollerine tıkladığımızda tablomuzdaki diğer sütun başlıkları da görüntülenmekte. Bunlardan herhangi biri seçilerek sıralama yapmamız beklenmektedir. Sağ tarafta ise her bir sütun başlığının hizasında “Artan” ya da “Azalan” şeklinde bizden seçim yapmamız istenmekte. En fazla üç adet sütuna göre tablomuzu kademeli olarak “Artan” ve/veya “Azalan” ölçütlere göre sıralayabilmekteyiz. Yani istediğimiz birinci sütun kriterini “Artan” değerde sıralarken, ikinci bir sütun kriteri daha belirleyip onu da “Azalan” veya yine “Artan” bir sıralamaya tabi tutabiliriz. Dikkat etmemiz gereken bu sıralama işlemleri için tablomuzda bulunan sütun başlıklarından sadece üç tanesini kullanabileceğimizdir.

“Sırala” menümüzdeki “Sıralama Ölçütleri”nin altında tablomuzda başlık satırının olup olmadığı bilgisi bize sorulmaktadır. Tablomuza göre “Başlık Satırı Var” yazısını işaretleyip bir alt bölümdeki “Seçenekler” butonuna tıklıyoruz. Karşımıza gelen “Sıralama Seçenekleri”nde Excel’de kendi hazırladığımız özel bir liste varsa onu seçebiliriz ya da bizim yaptığımız gibi “Normal” olarak bırakabilirsiniz. Ayrıca “Büyük/Küçük Harf Duyarlı” seçeneğini işaretleyerek daha hassas bir sıralama isteyebilirsiniz. Biz bu seçeneği de işaretlemiyoruz. Çünkü tablomuza bilgileri girerken küçük/büyük harf karışık yazmış olabiliriz ve bu durumun sıralama işlemimizde bir karışıklık yapmasını istemeyiz. Son olarak “Yukarıdan Aşağıya” ya da “ Soldan Sağa” kısmında sıralamamızın yönü sorulmaktadır. Biz tablomuzu yukarıdan aşağıya listelenecek şekilde sütunlar ölçüsüyle yapmıştık. Bu yüzden “Yukarıdan Aşağıya Sırala” seçeneğine tıklıyoruz. Eğer başka bir zaman Excel üzerinde yukarıdan aşağı sütunları kullanarak değil de soldan sağa doğru satırlar üzerinden sıralama yaptırmak istersek “Soldan Sağa Sırala” seçeneğini seçmemiz gerekecektir. Böylece “Sıralama Seçenekleri” alt menüsünü “Tamam” diyerek kapatıyoruz ve “Sırala” menümüze geri dönüyoruz. Burada da sıralama yaptırmak istediğimiz sütun ya da sütunları “Artan” ya da “Azalan” değerleriyle seçip “Tamam” tuşuna basarak sıralama işlemimizi gerçekleştiriyoruz.

ÖRNEK : KARMAŞIK TABLOLARI SIRALAMAK

1- Üç sütunlu ve başlık satırı olan bölgelere göre satışçılarımızı ve satış miktarlarını gösteren tablomuzu hazırlıyoruz.

2- Yapacağımız detaylı sıralama için tablomuz içerisindeki herhangi bir hücre seçili iken “Veri” menüsünden “Sırala” seçeneğini tıklıyoruz.

3- Açılan “Sırala” menüsünde sıralama işlemimizin şöyle olmasını isteyelim: Önce bölge adına göre alfabetik sırayla listelesin sonra da satış miktarı daha çok olan satışçıdan başlayarak yine isim sırasına göre alfabetik olarak “A’dan Z’ye doğru sıralasın. Yani önce “bölge adı”, sonra “satış miktarı” en son da “satışçı adı” şeklinde bir listeleme yaptırmak isteyelim. Karşımıza gelen “Sırala” menüsünde birinci bölüme “Bölge”, ikinci bölüme “Miktar”, üçüncü bölüme de “Satışçı” yı seçiyoruz. Üç kriterden “Satışçı” ve “Bölge” için yan taraflarında “Artan” bölümünü işaretlerken “Miktar” için “Azalan” bölümünü işaretliyoruz. Çünkü artan ya da azalan ölçütlerimizi bu şekilde istemiştik.

4- Bir altındaki seçenekler menüsünde herhangi bir değişiklik yapmıyoruz. Çünkü bizim de seçimimiz zaten görüldüğü gibi “Yukarıdan Aşağı Sıralı” şeklinde ve ayrıca büyük/küçük harf duyarlı gibi bir seçenek de istemiyoruz.

5- Ve son olarak “Tamam” tuşuna basıyoruz. Evet sonunda karışık bir sıralama işlemini bu şekilde tamamlamış olduk.