EXCEL : BİRDEN FAZLA ÇALIŞMA SAYFASIYLA İŞLEM YAPMAK

Excel’de açtığımız bir dosyada genelde tek bir sayfada işlemimizi yapar ve çıkarız. Listemizi oluşturur, kayıtlarımızı tutarız ama sonuçta işlemlerimiz hep tek bir sayfa ile sınırlıdır! Eğer başka bir sayfaya bakmamız veya bilgi almamız gerekiyorsa o takdirde istediğimiz diğer sayfayı da açıp çalışmalarımızda her ikisini birlikte kullanarak sürdürürüz.

Bunları yapmak yani bir sayfadan diğerine bilgi taşımak vs. bir süre sonra, ne kadar çok sayfa ile çalışılırsa o kadar karışıklığa yol açar! “En son hangi bilgiyi, hangi sayfadan almıştınız ? Öbür dosyayı da kontrol etmiş miydiniz ?” Gibi şüphelerle yaşamak bir süre sonra alışkanlıklarınız halini alabilir!

Peki bütün bunlara son veremez misiniz? Yani çalışmalarınızda kullanacak dosyalarınız zaten bellidir! Yani hangi dosyadan, hangi bilgilere baktığınız genelde rutin işlemlerdir. Ya bir sayfadaki toplam tutarına bakıyorsunuzdur yada o gün yapılmış son işlem neyse onu görmek istiyorsunuzdur. Bir de bu işlemleri bir iki dosya değil de üç belki beş sayfa yada dosya için yapıyor olabilirsiniz. Aslında Excel, bu tip işlemleri tek bir çalışma kitabından rahatlıkla koordine edebileceğiniz bir şekilde dizayn edilmiştir…

ÖRNEK : ÇOKLU SAYFA ÜZERİNDE ÇALIŞMAK

Çeşitli örneklerle açıklayalım. Örneğin “satışlar” adıyla açtığımız bir çalışma kitabımız olsun (Not: Excel’de açtığınız dosyanın adı “Çalışma Kitabı” olarak ifade edilir. Dikkat ederseniz açtığınız bu “Çalışma Kitabı” nın en alt satırında “Sayfa 1”, “Sayfa 2”, “Sayfa 3” adıyla üç adet de sayfa bulunur. Bunlar da “Çalışma Sayfası” adıyla belirtilir.) Bu kitabımızın birinci sayfasında müşterilerimizin isimleri, bize olan borç tutarları, bize yaptıkları ödemeler ve son olarak da borç / alacak farklarını gösteren bir tablo yer alsın.

Çalışmamızın amacı, tablomuzda bulunan dört müşteriye ait bilgiler her gün yenilenmeli ve sonucuna göre borç / alacak ilişkimizi bilmek istiyoruz. Normalde bu tabloyu güncellemek için en az dört farklı yerden bilgilere tek tek bakıp şu anki tablomuza yazmamız gerekir.

Oysa bu örneğimizde böyle yapmayacağız!

Örneğimizde birinci sıradaki müşterinin (Erol Dikkol) hesabının çalışma kitabımızın ikinci sayfasında yer almasını sağlayalım. Yani satışlar adlı dosyadaki / çalışma kitabındaki birinci sayfada (Sayfa 1) tablomuzun bulunduğu yerin hemen yanındaki ikinci sayfaya geçmek için “Sayfa 2” yazısına mausumuzla bir kez tıklıyoruz. Açılan sayfaya müşterimiz ile ilgili hesap bilgilerini sattığımız mallara ilişkin isteğimize göre detaylı bir tablo hazırlıyoruz. Bu tabloda satılan malın cinsi, miktarı ve borç tutarı yer almakta.

Bunlarla beraber tablomuzda iki küçük formül bulunmakta. Bu formüller işlemlerimizi daha kısa sürede yapmamızı sağlayacak.

Birinci formül D4 hücresinden başlayıp D5, D6, D7, ….şeklinde aşağılara doğru gitmekte. Bu formül, B4 hücresindeki sayıyı C4 hücresindeki sayıyla çarparak D4 hücresine yazmakta. Bu sayede B4 hücresindeki malın “birim fiyatı”, C4 hücresindeki “malın adedi / kilosu ” ile otomatik olarak çarpılmakta ve D4 hücresine “tutar” olarak yazılmakta. Bu formül yazmak için D4 hücresine gelip eşittir “=”dedikten sonra “B4”*”C4” yani “=B4*C4” yazmamız (tırnaklar yok) yeterli.

İkinci formül ise tablonun üst satırında “toplam satışlar” hücresinin yanında yer almakta. Bu formül satış tutarlarının toplamını göstermek için D4 hücresinden itibaren D sütununda aşağılara doğru uzanan satış değerlerinin toplamını almamıza yarıyor. Formülümüz oldukça basit. D2 hücresine mausumuzla tıkladıktan sonra tüm formüllerimizde olduğu gibi önce eşittir “=”diyoruz sonra da büyük harflerle “TOPLA(D4:D65536)” yazıyoruz. (tırnaklar yok). Formülümüz D4 hücresi ile D65536 numaralı tüm hücrelerin arasındaki sayıları toplamaya ayarlanmış oldu. Artık bu hücreler arasına herhangi bir sayı yazdığınızda toplamı otomatik olarak D2 hücresine yansıyacak. Sonra da D4 hücresine yazdığımız formülü D5 hücresinden itibaren aşağılara kadar kopyalarız.

NOT: Niçin D4 hücresinden sonra D65536 dedik? Çünkü Excel’de bir sayfada bulunan satırların sayısı 65536 ile sınırlıdır. Dolayısıyla D sütununda alt alta yazacağımız satış işlemlerini en fazla bu kadar uzatabiliriz. Büyük olasılıkla bunu doldurmak birkaç sene alabilir. Dolduğunda da yeni bir dosya açarız ve o dosyadan işlemlerimize devam ederiz.

NOT: FORMÜLLERİ KOPYALAMAK

D4 hücresi seçili iken (yani hücrenin içerisine girmeden! Sadece bir kez mausumuzla tıklattıktan sonra) “Düzen” menüsünden “Kopyala” komutunu veriyoruz. Peşinden formülü kopyalamak istediğimiz hücreleri mause yardımıyla seçerek işaretliyoruz ve “Düzen” menüsünden “Özel Yapıştır” alt menüsüne giriyoruz. Açılan alt menüden “Formülleri” sekmesini işaretleyerek “Tamam” tuşuna tıklıyoruz.

Sonuç: formülümüz seçerek işaretlediğimiz tüm hücrelere kopyalandı! Örneğin D7 hücresine iki kere tıklayarak hücreye girdimizde “=B7*C7” değerini görürüz. (Hücreden çıkmak için klavyeden “ESC” tuşuna basınız.)

ÇALIŞMA SAYFALARINI BİRBİRİYLE İLİŞKİLENDİRMEK

Satışlar adlı çalışma kitabımızdaki ilk iki sayfada bilgilerimiz var. Sayfa 1’de dört adet müşterimizin “satış toplamları”, “alınan ödemeler” ve fark hesabının yer aldığı ana tablomuz, “Sayfa 2”de ise müşterilerimizden “Erol Dikkol’a ait olan hesap cetvelimiz. Bizim istediğimiz “Sayfa 2” ye satış işlemlerini girdikçe sayfa üzerinde otomatik olarak alınan “Toplam Satışlar” (D2 hücresindeki) değerinin “Sayfa 1” üzerindeki “Satış Toplamları” sütununa (B2 hücresi )otomatik olarak geçmesidir.

Bu işlemi gerçekleştirmek için “Sayfa 1”e geliyoruz. (Satışlar dosyamız / Çalışma Kitabımız açıkken alt satırdaki “Sayfa 1” yazısına bir kez tıklıyoruz) Müşterimiz “Erol Dikkol” un bulunduğu satırdaki “Satış Toplamları “ sütununun altında yer alan “B2” hücresine mausumuzla çift tıklayarak giriyoruz ve klavyeden eşittir “=” yazıyoruz.

Sonra da mausumuzu başka hiçbir yere dokundurmadan sayfanın altında yer alan “Sayfa 2” yazısına bir kere tıklayarak “Sayfa 2” ye giriyoruz. Yine başka hiçbir yere dokunmadan “D2” hücresine yani “Erol Dikkol”un hesap cetvelinin “Toplam Satışlar” değerinin yer aldığı hücreye tıklıyoruz (Sekil 10). Yine başka hiçbir yere dokunmadan klavyeden “Enter” tuşuna basıyoruz. Sonuç: Enter’e basmamızla beraber direkt olarak “Sayfa 1” e geri döndük ve “Erol Dikkol”un “Satış Toplamlarını” gösteren hücrenin değerinin değiştiğini “4.100.000” yani “Sayfa 2” deki toplam sütununun sonucunu yansıttığını görüyoruz.

Şimdi bir deneme yapalım ve “Sayfa 2”ye giderek alttaki satıra bir işlem ilave edelim. Bakalım yapacağımız işlemin sonucu her iki sayfayı nasıl etkileyecek ve “Sayfa 1” deki hücre bağlantısı yaptığımız değer kendini yenileyecek mi?

Sayfa 2’ye gelip birim fiyatı 450.000’den 2 kilo muz ekleyelim (bu fiyata 2 kilo muz bulabilir misiniz bilmem ama örnek işte.. )

İlgili birim fiyat ve miktar bilgilerini yazınca hem karşısındaki “Tutar” kısmı “900.000“ değerini aldı hem de üst satırdaki “Toplam Satışlar”ı gösteren hücre değeri “5.000.000” oldu. (Sekil 12)

Peki eğer iki sayfa arasındaki hücre bağlantımız çalışıyor ise bu takdirde “Sayfa 1” deki “Erol Dikkol”un “Satış Toplamları”nı gösteren hücrenin değeri de “5.000.000” olmuş olmalı! “Sayfa 1”e tıklayalım bakalım öyle mi.

Evet sonuç pozitif! Bağlantımız çalışıyor! Artık birbiri ile ilişkili pek çok sayfa üzerindeki bilgiyi bir diğer sayfa üzerinden kontrol edebilir ayrıca tek tek sayfalar üzerinde dolaşma derdinden (ve hatta ilgili sayıları bir sayfadan diğerine yanlış aktarma derdinden de) kurtulmuş olduk. Tebrikler hayırlı olsun…

ÖRNEK : ÇALIŞMA SAYFALARINI BİRBİRİYLE İLİŞKİLENDİRMEK

1- Bilgileri aktarmak istediğimiz sayfa üzerindeki hücreye gelip klavyeden “=” (eşittr) tuşuna basıyoruz. (Bilgileri aktarmak istediğimiz hücre: Sayfa 1 üzerindeki Erol Dikkol’un “Satış Toplamları”nın görüntüleneceği ”B2” hücresidir. )

2- “=” (Eşittir) yazdıktan sonra (tırnak yok) başka hiçbir yere dokunmadan bilgileri almak istediğimiz sayfa üzerindeki hücreye mausumuzla bir kez tıklıyoruz. (Bilgileri almak istediğimiz hücre “Sayfa 2” üzerindeki “Toplam Satışlar”ın görüntülendiği “D2” numaralı hücredir.)

3.- Mausumuzla başka hiçbir yere tıklamadan klavyeden “Enter” tuşuna basıyoruz. Bağlantı gerçekleşiyor ve “Sayfa 1” e otomatik olarak geri dönüyoruz.

Sayfaların birbiri ile otomatik ilişkisini test etmek amacıyla “Sayfa 2”ye bir satırlık ek bilgi giriyoruz. Birim fiyatı 450.000’den 2 kilo muz yazalım.

4- “450.000” ve “2” bilgilerini yazdığımızda tablomuz 900.00’lik işlem sonucunu ve sayfanın üst satırındaki 5.000.000 “Toplam Satışlar” tutarını otomatik olarak hesaplamıştır.

5- “Sayfa 1” e bakıyoruz. Sayfalar arası bağlantı otomatik olarak çalışıyor. (Otomatik olarak sayfalar birbirinden bilgi transferi yapıyor: “Sayfa 1” deki “Erol Dikkol” a ait “Satış Toplamları” sütununun otomatik olarak “Sayfa 2” deki değer olan “5.000.000” a eşitlenmiş.)

ÇALIŞMA KİTABINA YENİ SAYFALAR EKLEMEK

Biz ilgili sayfalar arasında bağlantıyı yapabiliyoruz ama aşağıda görüntülenen sadece üç sayfa var! Başka sayfa yok mu? Diye düşünüyorsanız ilgili çalışa kitabına nasıl sayfa eklenebileceğine bakmalıyız. Çalışma kitabımızın üst kısmındaki “Ekle” menüsüne gelelim. Açılan menüden “Çalışma Sayfası” adımını seçelim. (Sekil 14) seçimimizle beraber kitabımıza yeni bir çalışma sayfası eklendiğini ve bu yeni çalışma sayfası içerisinde bulunduğumuzu göreceğiz.

ÖRNEK: ÇALIŞMA KİTABINA YENİ SAYFALAR EKLEMEK

1- Çalışma kitabımız açıkken “Ekle“ menüsüne gelelim ve “Çalışma Sayfası” adımına tıklayalım

2- Görüldüğü gibi bulunduğumuz çalışma kitabına yeni bir sayfa ekledik!

ÇALIŞMA KİTABINDAKİ SAYFALARI SİLMEK

Çalışma kitabımızdaki sayfalardan birini ya da bir kaçını silmek isteyebiliriz. Bu takdirde silmek istediğimiz sayfanın altta bulunan adının üzerine gelip mausumuzun sağ tuşu ile tıklayarak açılan kısayol menüsünden “Sil” komutunu veriyoruz. Açılan sayfalardaki bilgileri bir daha geri alınamayacak şekilde silmek istediğimizden emin olup olmadığımızı sorgulayan uyarı penceresini “Sil” diyerek onaylıyoruz.

ÖRNEK: ÇALIŞMA KİTABINDAKİ SAYFALARI SİLMEK

1- Çalışma kitabımız içerisinde silmek istediğimiz sayfanın en alt satırda bulunan adının üzerine gelip mausumuzun sağ tuşuna basıyoruz. (Sekil 18)

2- Karşımıza, bu sayfanın içindeki bilgilerle birlikte tamamen silineceğini belirten bir uyarı penceresi geliyor. Bu penceredeki “Sil” tuşuna basarak sayfayı siliyoruz.

ÇALIŞMA SAYFALARIMIZA İSİM VERMEK

Peki yaptığımız çalışma kitabının içerisindeki sayfaların isimleri sadece ”Sayfa 1”, “Sayfa 2” olarak mı kalacak? Örneğimizdeki gibi “Erol Dikkol” un satışlarını gösteren sayfayı diğerleriyle karıştırmamak ve istediğimiz zaman hızlı bir şekilde bulmak için adını değiştirmek isteyelim. Yapmamız gereken şey sadece en altta yer alan sayfa adının üzerinde iki kez tıklamak ve görmek istediğimiz sayfa ismini yazmak!

ÖRNEK: ÇALIŞMA SAYFALARIMIZA İSİM VERMEK

1- Adını değiştirmek istediğimiz sayfanın altında bulunan numaralı sayfa isminin üzerinde iki kez mausumuzla tıklıyoruz.

2- Açılan boşluğa vermek istediğimiz sayfa adını yazıyoruz ve klavyeden “Enter” tuşuna basıyoruz.

ÇALIŞMA SAYFASI RENGİNİ DEĞİŞTİRMEK

Çalışma sayfalarına isim vererek çalışma kitabı içerisinde kolayca bulmamızı sağlayabiliriz. Ancak eğer ek olarak renk de verebilirsek göze çok daha hoş görünebilir. Bunu yapmak için en alttaki çalışma sayfası adının üzerine gelip mausun sağ tuşuna tıklıyoruz. Açılan kısayol menüsünden “Sekme Rengi” ni seçip istediğimiz renk ayarını yapıyoruz.

ÖRNEK: ÇALIŞMA SAYFASI RENGİNİ DEĞİŞTİRMEK

1. Örneğimizde “Sayfa 1” in rengini değiştirmek isteyelim.Rengini değiştirmek istediğimiz sayfa adının üzerine gelip mausun sağ tuşu ile tıklıyoruz. Açılan menüden “Sekme Rengi’ni seçiyoruz.

2. Açılan “Sekme Rengini Biçimlendir” kutusundan bir renk seçip “Tamam” tuşuna basıyoruz.

3. Oluşan sekme rengini görebilmek için başka bir sayfa adına tıklıyoruz ve sayfamıza verdiğimiz rengi görüntülüyoruz.

ÇALIŞMA SAYFALARINI TAŞIMAK

Çalışma kitabımızın içerinde birden fazla sayfa var ve bu sayfalar arasında bir kısmının yan yana yer almasını veya bazılarını en sola ya da sağ tarafa taşımak isteyebiliriz. Bu takdirde basit bir taşıma işlemi istiyoruz diyebiliriz. Biz de taşıyalım öyleyse! Taşımak istediğimiz sayfa adının üzerine gelip mausun sol tuşu ile tutuyoruz. Sonra da mausun sol tuşunu bırakmadan yerleştirmek istediğimiz yere götürüp bırakıyoruz. Sayfa taşımaktan kolay bir şey yok değil mi?

ÖRNEK : ÇALIŞMA SAYFALARINI TAŞIMAK

1. Taşımak istediğimiz sayfanın üzerine geliyor ve mausun sol tuşunu bırakmadan tıklıyoruz. (Aynı zamanda sizin ekranınızda bir sayfa simgesi beliriyor olmalı)

2. Örneğimizde “Erol Dikkol” çalışma sayfasını seçtik ve mause yardımıyla taşımaya başladık. En sol tarafa “Sayfa 4”ün yanına taşıyalım ve bırakalım (Biz sayfayı götürürken küçük bir siyah ok mausun sol tuşunu bıraktığımızda sayfanın nereye bırakılacağını göstermektedir.)

ÇALIŞMA SAYFALARINI GİZLEMEK

Bir çalışma kitabı üzerindeki pek çok çalışma sayfasının çalışma kitabını her açtığımızda direkt karşımıza gelmesini istemeyebiliriz. Bu sayede sayfalarınızın tamamının kitabınızda aynı anda görüntülenmesini engellemiş olursunuz. Görüntülenmese dahi sayfalar arası bilgi transferi devam edecektir. Sayfamızı gizlemek için “Biçim” menüsündeki “Sayfa” alt menüsünden “Gizle” seçeneğini tıklıyoruz.

ÖRNEK: ÇALIŞMA SAYFALARINI GİZLEMEK

1. Örneğimizde “Erol Dikkol” adlı sayfayı gizlemek istiyoruz. Gizlemek istediğimiz çalışma sayfası üzerinde çalışırken “Biçim” menüsünden “Sayfa” altındaki “Gizle” yazısına tıklıyoruz.

2. Çalışma Sayfamız gizlenir gizlenmez sayfamızın bir solundaki sayfaya otomatik olarak geçiyoruz ve sayfamız artık görünmüyor.

GİZLENEN ÇALIŞMA SAYFALARINI GÖSTERMEK

Çalışma sayfamızı istediğimiz kadar gizledikten sonra tekrar görmek istediğimizde “Biçim“ menüsünden “Sayfa” alt menüsüne gelip “Göster” adımına tıklıyoruz. Karşımıza gelen “Göster “ menüsünde çalışma kitabımızda gizlenmiş tüm sayfalar listelenmektedir. Bu listeden açmak / göstermek istediğimiz sayfayı seçip “Tamam” tuşuna tıklıyoruz.

ÖRNEK: GİZLENEN ÇALIŞMA SAYFALARINI GÖSTERMEK

1. “Biçim” menüsünden “Sayfa” alt menüsüne geçip “Göster” yazısına tıklıyoruz.

2. “Göster” menüsü altında gizlenmiş bulunan çalışma sayfaları listelenmekte. Bu listede sadece bir sayfayı (Erol Dikkol) gizlediğimiz için o isimli sayfa bulunmakta. Bu sayfayı seçip “Tamam” tuşuna tıklıyoruz.

3. “Göster” dememizle beraber çalışma kitabımızdaki “Erol Dikkol” adlı sayfamız eski bulunduğu yere geri dönmüş oldu.

NOT: MENÜLERLE ÇALIŞMAK

Excel’de çalışırken bir işi yapmanın birden çok yolu vardır. Yukarıda yapılan çalışmalar esnasında pratik olarak bulunduğumuz konuma en yakın yollardan birini kullandık. Ancak bu yolun haricinde başka yollar da olduğunu menüler arasında gezinirken de görmüş olmalısınız. Örneğin biz çalışma sayfasının adını bulunduğumuz sayfanın adının üzerine çift tıklayarak değiştirdik. Oysa en alt satırda, sayfanın adı üzerindeyken mausun sağ tuşu ile tıklayarak açılan menüden “Yeniden Adlandır” adımını seçerek de değişiklik yapabilirdik. Ya da “Biçim” menüsü altındaki “Sayfa” adımından “Yeniden Adlandır” diyerek de sayfanın ismini değiştirebilirdik. Bütün bu yollardan biz en pratik olduğunu düşündüğümüz adımı seçtik, seçim sizin.