EXCEL’DE BASİT HESAPLAR

Microsoft’un Office ailesinin elektronik hesaplama ve tablolama konusunda uzman olan en değerli üyesi hiç şüphesiz Excel’dir. Ancak adı gibi kendisinin de mükemmel işler çıkarması

(Excel – İngilizce Excellent’ın kısaltılmışı / mükemmel’den geldiği söylenmektedir) biz kullanıcıların daha çok pratik bilgi sahibi olmasıyla mümkün.

Excel’de Formül

Öncelikle “formül nedir?” Sorusuna cevap arayalım. Bildiğiniz gibi Excel’de yeni bir çalışma kitabı açtığımızda içerisinde her bir sayfada çokça satırın (65,536 adet) ve sütunun (A’dan IV’ye kadar yani 256 adet) bulunduğu üç sayfa açılır. Bu sayfalarda her bir satırın ve sütunun birbiri ile kesiştiği kutulara hücre diyoruz. İşte formül, bu hücreler üzerinde bizim adımıza hesaplama yapan denklemlere denir. Örnek olarak hemen küçük bir denklem yapalım! Biraz önce sayfada bulunan satır ve sütun sayılarını vermiştik. Şimdi de bir çarpma işlemi yapalım ve bir sayfada kaç tane hücre olduğunu bulalım. Unutmadan! Tüm formüllerde dikkat etmemiz gereken en önemli iki kural var:

1- Denklemin sonucunu nerede görmek istiyorsak öncelikle o hücreye gidiyoruz.

2- Hücrenin içerisine yazacağımız tüm formülleri (=) “eşittir” veya (+) “toplam” sembolüyle başlatıyoruz.

Örnek-1: BİR FORMÜL BİR İŞLEM

Yukarıda, bir sayfadaki hücre miktarını belirtmeye çalıştığımız çarpma işlemini, şimdi adım adım gerçekleştirmeye çalışalım. Bilmek istediğimiz “65536 x 256 = ?” sonucuna nasıl ulaşır, bunu Excel’e nasıl yaptırırız? Üç adımda sonuca gitmek elimizde.

ADIM -1 : Öncelikle sonucunu merak ettiğimiz bu işlemin verilerini / bilgilerini açacağımız çalışma kitabındaki herhangi bir sayfanın istediğimiz hücrelerine yazıyoruz. Daha kolay ve anlaşılır olması için biz örneğimizde Kitap1 adlı çalışma kitabının, Sayfa1 adlı çalışma sayfasının, A2 ve B2 hücrelerine sırasıyla “65536” ve “256” değerlerini yazalım.

ADIM - 2 : Çarpma işlemi için değerleri yazdıktan sonra bu işlemin sonucunu görmek istediğimiz yere gidiyoruz. Örneğimizde değerlerin yazılı olduğu yerin bir yan hücresine yani C2 hücresine gidiyoruz. Fare ile C2 hücresine geldikten sonra farenin sol tuşu ile iki kez tıklayarak veya klavye üzerinden F2 tuşuna basmak suretiyle hücrenin içerisine giriyoruz. Ya da bir üçüncü yol olarak yine fare ile hücreyi seçtikten sonra sayfanın üst kısmındaki formül çubuğundan tıklayarak hücreye yerleşiyoruz.

ADIM – 3 : Sıra son adıma geldi. Formülü yazmak. Şimdi ikinci adımda hücrenin içerisine girdikten sonra klavyeden “=” (eşittir) tuşuna basıyoruz ( “Nerede bu eşittir kardeşim?” diye arayanlara not: Shift (üst karakter) tuşu ile beraber “0” (sıfır) tuşuna basınca ortaya çıkıyor). Sonra çarpmak istediğimiz hücrelerin adreslerini sırasıyla yazarken (A2 ve B2) arasına klavyeden “*” (yıldız) işaretini koyup, yine klavyeden enter tuşuna basıyoruz. Yani hücre içerisine “=A2*B2” yazıyoruz (tırnak işareti olmadan) ve enter tuşuna basıp ilk yaptığımız formülün sonucunu görmekten aldığımız zevkle ekrana bakıyoruz.

Örneğimizi Genişletelim

Aritmetik bir hesap içeren ilk formülümüzü hayata geçirmiş olduk. Peki bunu nerede kullanabiliriz diye sorarsak? Tablomuz içerisinde çarpma yapmak istediğimiz her yerde cevabını almak yeterli olmaz! Neden mi? Çünkü sadece aradaki işareti değiştirerek formülümüzü diğer aritmetik işlemlere çevirebiliriz. Şöyle ki, iki hücrenin çarpımını değil de toplamını almak istiyoruz. Bu takdirde aradaki çarpım anlamına gelen “*” (yıldız) işareti yerine, “+” (artı-toplam) işaretini koyduğumuzda formülümüzü toplama işlevine çevirmiş oluruz. Bunu “/” (bölüm), “-“ (eksi-çıkartma) için de uygulayabiliriz. Hatta şöyle bir soru da sorabilirsiniz! “Bütün bu işlemleri sadece A2 ve B2 hücreleri için mi yapabileceğiz?” Tabii ki hayır! Siz hangi hücreler arasında işlem yapmak istiyorsanız, o hücrelerin adreslerini (satır ve sütunların kesiştikleri hücreleri, A2 veya B2 gibi) verebilirsiniz. Yukarıda da belirttiğim gibi dikkat etmeniz gereken şey, sonucu görüntülemek istediğiniz hücreye gidip ”=” (eşittir) sembolüyle formülü yazmaya başlamanız. Bu kadar basit … (tabii şimdilik J )

Not: Dikkat ettiyseniz formüllerde adres kullandık! İstesek adres yerine direkt olarak çarpmak ya da bölmek istediğimiz sayıyı da formüle yazabilirdik! Ancak formüle adresi yazmanın bize şöyle bir faydası var: Oluşturacağımız tabloda değerleri / verileri değiştirdiğimizde tablomuzun aritmetik işlem yapan formülü, kendisini otomatik olarak yenileyecektir. Tablomuzdaki sayıları her değiştirmemizde formülün sonucu da değişmeye devam edecektir. Artık siz de kendi örneklerinizle farklı işlemler içeren formüller yapmaya hazırsınız, tebrikler J

Örnek 2 - Bir Formülde İki İşlem

Deminki işlemde tek bir aritmetik işlem yapmıştık.Bir sonraki örneğimiz daha zor olsun istedim L Daha zor olsun ki daha sıkı bir tablo hazırlama zamanı geldiğinde bize kolay gelsin! Mesela iki hücrenin çarpımını aldıktan sonra çıkanı bir başka hücrenin değeri ile toplasın. Nasıl? Zor mu? Aslında o kadar zor değil?

NOT: Dikkat edilmesi gereken husus matematikte işlemlerin birbirlerine karşı üstünlükleri olduğudur! Çarpma ya da bölme işlemi öncelik sırasına göre yan yana yazıldıklarında toplama ya da çıkarma işleminden önce yapılır. Bu nedenle yapacağımız işlemleri ikili gruplar halinde parantez içerisine almak, işlemlerin birbirlerine karışmasını engelleyecek ve yanlış sonuçları önler.

Örnek olarak bir apartman yöneticisi genel kurul için hazırlayacağı tabloda, metreküp cinsinden su tüketen kiracıların ödeyeceği su borcu ile apartman aidatlarını her bir kiracının ödeyeceği aylık tutarı, tek bir hücrede göstermek üzere liste yapmak istesin. A sütununda daire no, B sütununda m3 cinsinden kullanılan su miktarı, C sütununda 1 birim su fiyatı, D sütununda apartman aidat tutarı, E sütununda da toplam borç olsun. Satır kısmında da sırayla oturan kiracılar bulunsun. Şimdi adım adım ilerleyelim.

ADIM – 1 : Tablo içerisinde olması gereken tüm kiracı bilgileri yazılıyor ve formülü nereye yazacaksak direkt olarak o hücreye gidiyoruz. Örneğimizde toplam borç E sütununda gösterilecek, 1 numaralı satırlara başlıklar yazılacağından biz 2 numaralı satıra, 1 numaralı Dairenin hizasındaki E2 numaralı hücreye gidiyoruz.

ADIM – 2 : E2 numaralı hücrenin içerisine giriyoruz (Örnek -1’in ikinci adımında belirtilen yollardan herhangi biri ile).

ADIM – 3 : Formüle “=” (eşittir) simgesini yazarak başlıyoruz. Sonucunu öğrenmek istediğimiz matematiksel işlemleri sırayla yapıyoruz. İlk yapacağımız işlemleri ( ) “parantez” içerisine alıyoruz. Önce B2 ile C2’yi çarpıyoruz “=(B2*C2)” ve hiç durmadan “+”diyerek D2 sonucu topluyoruz. E2 hücresinde “=(B2*C2)+D2” yazılmış olmalı. (tırnaklar yok!)

Evet hiç zor değilmiş değil mi? Normalde bir problem çıkmadı! Dikkat edilmesi gereken yer, matematikte önceliğin parantez içerisine verilmiş olması! Örneğimizde parantez kullanmasak dahi sonuç değişmeyecekti. Niçin? Çünkü zaten çarpmanın toplama işlemine üstünlüğü var! O zaman niye kullandık? Şunun için; İşlemleri gruplara ayırmak en karışık işlemlerin bile çözümünde bize kolaylık sağlar! Sadece alışkanlık kazanalım istedim o kadar J.

Formül Silmek

Formül içeren hücreyi seçeriz.
Klavyeden DELETE tuşuna basarız. Sonuç, formülümüz silindi. Düzen menüsünden Geri Al ya da klavyeden CTRL ve Z tuşlarına aynı anda basarak işlemi geri almadığımız müddetçe formülümüze bir daha ulaşamayacağız!

Son olarak tüm Microsoft Office programlarının (Word – Excel – Powerpoint – Access ) en temel özelliği, ne kadar çok kullanılırsa o kadar çabuk öğrenildiği ve unutulmadığıdır. Bu nedenle bilgileri tekrar ettikçe daha kısa zamanda daha çok bilgiyi bilgisayar ekranına taşıdığımızı fark ediyoruz!